System Configuration

by

การตั้งค่าก่อนเข้าใช้งานระบบ ServicesF1

  • Configutation Guide

1.ตั้งค่าหลักของระบบ

1.1 ตั้งค่า SLA

  • เข้าที่ menu Administrator -> Global Config -> SLA โดยเข้าไปเพิ่ม SLA ที่ต้องการใช้งานไว้
  • กำหนดการตั้งค่าของ 1.SLA Name , 2.Type และ 3.Period ตามลำดับ
  • เลือก Type ที่ตรงกับ SLA Name
  • กำหนด Period ของเวลา
  • หากต้องการยกเลิก SLA ที่กำหนดไว้ กดยกเลิกที่

1.2 เพิ่มหัวข้อ Services Catalog

เข้าที่ menu Services -> Manage Services Catalog แล้วเข้าไปเพิ่มหัวข้องานที่ต้องการ

สามารถดูวิธีการตั้งค่าได้ใน VDO https://www.youtube.com/watch?v=OwfHH2x8Rx4

1.2.1 เพิ่มหัวข้อ Service Catalog ใหม่

  • หากมีหัวข้อย่อย คลิกที่ Service Catalog ที่ต้องการเพิ่ม sub catalog

  • เมื่อกลับมาที่หน้าหลักของ Service Catalog จะแสดง sub catalog ที่เพิ่มเข้าไป
  • หากมีข้อมูล Service catalog จำนวนมากทำได้โดย download template และ import ข้อมูลเข้าระบบ

1.2.2 การจัดการประเภทของหัวข้องาน เพิ่ม และกำหนดว่างานนั้นเป็น task หรือ project ได้

1.2.3 การกำหนด SLA ให้กับ Service catalog

1.3 เพิ่มข้อมูลผู้ใช้งาน (Manage User)

  • เข้าที่ menu Administrator Tools-> User เข้าไปเพิ่มข้อมูลผู้ใช้งาน

1.3.1 การเพิ่ม user  ไปที่ Add New User ระบุข้อมูลที่ต้องมีเบื้องต้นของ User 

  • เลือกประเภทของ  user  ในระบบ F1 จะมี User Type ให้เลือก 3 แบบ คือ 1.Technician 2.User 3.Customer
**  ข้อสังเกตของ User Type ที่เป็น Technician จะมีจำนวน license กำหนดไว้ **

หมายเหตุ :   10 License  =  มี User Type ที่เป็น Technician ได้สูงสุด 10 License

           Activated 9 = มี User Type ที่เป็น Technician แล้ว 9 License  เหลือเพิ่มได้อีกแค่ 1 License

ตัวอย่างการกรอกข้อมูลเบื้องต้นของผู้ใช้งาน

  • หากมี User จำนวนมาก คลิกเลือก download template ระบุข้อมูลตาม template แล้ว import เข้าระบบ
  • เมื่อสร้าง User เรียบร้อยแล้วกดส่งUser Login และ Password ให้ส่งไปที่เมลของ User นั้นๆ

1.3.2 การจัดการ User

  • กดเลือก Edit เพื่ออัพเดทแก้ไขข้อมูลเพิ่มเติม
  • การจัดการ Group Permission

– เลือก Group ให้กับ  User เพื่อกำหนด Permission การเข้าใช้งานฟังก์ชั่นต่างๆ

2.3.3 การตั้งค่า Group permission 

  • ไปที่เมนู Administrator Tools -> Groups -> เลือก Add New Group
  • จัดการ Permission ในแต่ละ  Group
  • การเพิ่มสมาชิกใน Group การเพิ่มสมาชิกในส่วนนี้จะอ้างอิงไปถึงหน้า Administrator Tools -> User ด้วย

2. การตั้งค่า SMTP

2.1 ตั้งค่าการส่งเมลล์  

ไปที่เมนู Administrator Tools -> Global Config -> SMTP ตามรูปด้านล่าง

ตัวอย่างการระบุค่าเบื้องต้น ผู้ใช้สามารถระบุค่าเอง

3. การตั้งค่า Approve Flow

  • ไปที่เมนู Administrator Tools -> Global Config ->เลือก Approve Flow
  • เลือก Add New Approval Template เพื่อเพิ่ม Approve Flow ใหม่
  • เลือก Manage เพื่อเข้ามาจัดการ Step เงื่อนไขของการ Approve
  • คลิก Add Template Step เพื่อสร้าง Step ขึ้นมาไว้ก่อน แล้วค่อยไปกำหนดค่า
  • Choose Approver หรือ Choose User Role

ตัวอย่างการกำหนด Approve Step

การ Copy Approval template

  • คลิก Copy และตั้งชื่อ Template Approval ใหม่

4. การตั้งค่าปิดงานอัตโนมัติ

4.1 Auto Close การปิดงานอัตโนมัติ

  • ไปที่เมนู Administrator Tools ->Global Config -> เลือก Auto Close
  • การตั้งค่าการปิดงานอัตโนมัติแบ่งได้เป็น 2 ส่วน

1. การตั้งค่า Remind เตือนก่อนที่จะปิดงานแบบ Auto Close หลังจากที่สถานะงานเป็น Resolved แล้วยังไม่มีการปิดงานให้เรียบร้อย

2. การตั้งค่า Close จากที่มีการตั้งเตือน Remind ในข้อ1 แล้วยังไม่มีการปิดงาน ระบบจะปิดงานอัตโนมัติพร้อมกับประเมินความพึงพอใจงาน 

ตามวันและเวลาที่ตั้งค่าไว้

  • Enable  มีไว้สำหรับเลือกเปิดใช้งานฟังก์ชั่น Auto Close บนระบบ

5. การตั้งค่าประเภทค่าใช้จ่าย

การตั้งค่าประเภทค่าใช้จ่าย และ ประเภทงบประมาณ

Expense & Budget

  • ไปที่เมนู Administrator Tools ->Global Config -> เลือก Expense Type

💰 Expense Type

  • เลือก Expense Type จะได้หน้าตาดังรูปด้านล่าง
  • กรณีต้องการเพิ่ม คลิก Add Expense Type แล้วกดบันทึก
  • กรณีแก้ไข เลือกที่เครื่องหมาย เพื่อทำการแก้ไข กด Enter เพื่อบันทึก
  • กรณีต้องการลบ ให้เลือกที่    เพื่อลบประเภทงบประมาณนั้นออกตามรูปด้านล่าง

ตัวอย่างการเพิ่มข้อมูลค่าใช้จ่าย และ งบประมาณ

  • ไปที่แถบเมนู Expense และ Budget  เลือก Add Expense เลือกประเภทของค่าใช้จ่ายที่กำหนดไว้ แล้วกดบันทึก

(ทำแบบเดียวกันในส่วนของการเพิ่ม Budget)

6. การตั้งค่าหัวข้อประเมิน Add description

6.1 📝การตั้งค่าหัวข้อประเมิน

การจัดการหัวข้อการประเมิน (เพิ่ม/แก้ไข/ลบ)

  • ไปที่เมนู Administrator Tools ->Global Config -> เลือก Manage Feedback Topic
  • เลือก Manage Feedback Topic จะพบหน้าจอดังรูปด้านล่าง
  • กรณีต้องการเพิ่ม เลือก Add New Topic แล้วกดบันทึก
  • กรณีต้องการแก้ไข  เลือกที่ Topic เพื่อทำการแก้ไข กด Enter เพื่อบันทึก
  • กรณีต้องการลบ Topic ให้เลือกที่ เพื่อลบ Topic นั้นออกตามรูปด้านล่าง

Leave a Comment